Privacybeleid

Categorieën van persoonsgegevens MVOvoorU verwerkt in haar rol van zorgaanbieder de volgende persoonsgegevens van werknemers van haar klanten.

➢ Persoonsgegevens, waaronder:

• NAW gegevens;

• E-mailadres;

• Telefoonnummer;

• Geboortedatum;

• Geslacht;

• Verpleegadres van de zieke werknemer;

• Werknemer ID* ;

• Burgerservicenummer.

* Hiermee wordt bedoeld het Werknemer ID, of een andere specifiek bij een werknemer behorende codering die het Burgerservicenummer vervangt als sleutelwaarde, zoals omschreven in de Nationale Verzuimstandaard (‘NVS’). Deze standaard wordt onderschreven door arbodiensten aangesloten bij brancheorganisatie OVAL en beheerd door de Stichting Sivi.

➢ Bijzondere persoonsgegevens, waaronder:

Gezondheidsgegevens, zoals de datum van ziekmelding werknemer, datum van herstelmelding, vermoedelijke duur van het verzuim, of sprake is van één van de vangnetbepalingen uit de Ziektewet, of de werknemer valt onder de Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen, of een zieke werknemer betrokken is geweest bij een verkeersongeval en gezondheidsgegevens die worden verzameld via vragenlijsten die de werknemer invult in het kader van (preventieve) zorgverlening;

Medische gegevens die wij verwerken over de gezondheid van een werknemer en die nodig zijn voor de beoordeling van de arbeids(on)geschiktheid, verzuimbegeleiding en reintegratie, zoals de aard en oorzaak van de ziekte en de voortgang van de behandeling, alsmede gegevens die nodig zijn voor het kunnen verlenen van preventieve zorg aan de werknemer;

Gegevens die de vertrouwenspersoon over de werknemer registreert in het dossier vertrouwenspersoon, zijnde de uitgevoerde verrichtingen, bevindingen en gegeven adviezen.

Doeleinden

MVOvoorU verwerkt bovengenoemde persoonsgegevens om haar dienstverlening aan werkgevers en werknemers te kunnen uitvoeren op het gebied van arbeidsomstandigheden, verzuimbegeleiding, re-integratie, interventies, preventie, gezondheidsonderzoeken, keuringen en vaccinaties. Wij kunnen persoonsgegevens die wij verzamelen ten behoeve van het verlenen van zorg, verder verwerken voor analyse, statistiek en onderzoek voor zover dit op grond van de privacy wet- en regelgeving is toegestaan. Een voorbeeld hiervan is het opstellen van rapportages, zoals verzuimoverzichten en groepsrapportages of (verzuim-)statistieken voor werkgevers (onze klanten). Daarnaast doen wij onderzoek ter verbetering van onze zorgverlening aan werknemers. Werkzaamheden op het gebied van onderzoek, analyse en statistiek vinden uitsluitend plaats met gegevens die niet te herleiden zijn tot een persoon. Indien de wet dit vereist, vragen wij de werknemer hier vooraf toestemming voor.

Grondslag

MVOvoorU verwerkt als zorgaanbieder persoonsgegevens van werknemers, omdat zij daartoe wettelijk is verplicht op grond van onder andere de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst en de Arbeidsomstandighedenwet. MVOvoorU verwerkt het Burgerservicenummer omdat zij daartoe wettelijk verplicht is op grond van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen in de zorg en de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg.

MVOvoorU krijgt pas de beschikking over de noodzakelijke persoonsgegevens van werknemers wanneer de wet MVOvoorU hiertoe verplicht, te weten het moment waarop de zorgverlening contractueel start. Indien er géén zorg wordt verleend, krijgt MVOvoorU geen beschikking over persoonsgegevens van werknemers.

Wij kunnen persoonsgegevens tevens verwerken nadat de werknemer ons daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

Verwerking werknemerstevredenheidsonderzoek Ook voert MVOvoorU een werknemerstevredenheidsonderzoek (hierna WTO) uit. MVOvoorU maakt bij de verwerking in het kader van de WTO gebruik van een derde, namelijk VAR-2. VAR-2 treedt hierdoor op als verwerker. Categorieën van persoonsgegevens ➢ Persoonsgegevens, waaronder: • NAW gegevens; • E-mailadres; • Telefoonnummer; • Geboortedatum; • Geslacht;

➢ Bijzondere persoonsgegevens, waaronder: • Gezondheidsgegevens • Verzuimduur;

Doeleinde Het doel van de gegevensverwerking in het kader van de WTO is om de kwaliteit van de dienstverlening van MVOvoorU in kaart te brengen en te kunnen verbeteren.

Grondslag MVOvoorU heeft een belang om de kwaliteit van haar dienstverlening in kaart te brengen en deze waar nodig te kunnen verbeteren. Voor het uitvoeren van de WTO beroept MVOvoorU zich daarom op het hebben van een gerechtvaardigd belang.

MVOvoorU biedt ook de mogelijk aan om een Preventief Medisch Onderzoek PMO te laten verrichten. Hiervoor hebben wij een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met VAR-2 en Brouns medisch advies.

Categorieën van persoonsgegevens

➢ Persoonsgegevens, waaronder:

• NAW gegevens;

• E-mailadres;

• Telefoonnummer;

• Geboortedatum;

• Geslacht;

➢ Bijzondere persoonsgegevens, waaronder:

• Gezondheidsgegevens die verband houden met de fysieke of mentale gezondheid van een deelnemer, waaronder gegevens over verleende gezondheidsdiensten waarmee informatie over zijn gezondheidstoestand wordt gegeven;

• Gewicht;

• Lengte;

• Body Mass Index (BMI);

• Taille-omtrek;

• Glucosewaarden (nuchter of willekeurig);

• Bloeddruk (systolisch en diastolisch);

• Cholesterolniveau.

Doeleinden

MVOvoorU verwerkt bovengenoemde gegevens in opdracht van de deelnemer om onderzoek te kunnen doen naar de mentale en fysieke gezondheid van individuele werkenden.

Grondslag MVOvoorU verwerkt bovengenoemde (bijzondere) persoonsgegevens in het kader van een algehele gezondheidscheck, op grond van artikel 18 van de Arbowet en de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst.

Bewaartermijnen MVOvoorU zal de geregistreerde gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld, tenzij op grond van wet- en regelgeving anders is bepaald.

Voor de persoonsgegevens over zieke werknemers die arbodienstverleners registreren bestaat geen wettelijke bewaartermijn. Het is echter redelijk deze niet langer te bewaren dan twee jaar na afronding van de verzuimbegeleiding en/of het re-integratietraject.

Persoonsgegevens die wij verwerken op grond van de Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst bewaren wij tot 20 jaar na beëindiging van uw dienstverband bij uw werkgever of na beëindiging van de overeenkomst tussen uw werkgever en MVOvoorU. In sommige gevallen moeten wij uw persoonsgegevens langer of korter bewaren. MVOvoorU conformeert zich daarbij aan de algemene richtlijnen voor het bewaren en verwijderen van medische gegevens van de Koninklijke Nederlandse Maatschappij ter bevordering der Geneeskunst (KNMG)en aan de wetenschappelijke beroepsvereniging voor bedrijfsartsen (NVAB). Met inachtneming van deze richtlijnen gelden de volgende uitgangspunten bij het bewaren en verwijderen van medische gegevens:

A. Wij bewaren uw persoonsgegevens gedurende een periode van 20 jaar nadat: • U uit dienst bent getreden bij uw werkgever.

• Ons dienstverleningscontract met uw werkgever eindigt.

• U overlijdt.

B. Indien sprake is van blootstelling aan gevaarlijke stoffen, bewaren wij uw persoonsgegevens, afhankelijk

van de stof waaraan u bent blootgesteld en op grond van specifieke wet- en regelgeving, 40 jaar nadat u uit dienst bent getreden bij uw werkgever, nadat ons dienstverleningscontract met uw werkgever is geëindigd, nadat de laatste mutatie in uw dossier is gedaan of nadat u bent overleden. In bijzondere omstandigheden, zoals blootstelling aan ioniserende straling conform het Besluit Stralingshygiëne (artikel 100), bewaren wij uw persoonsgegevens tot u de leeftijd van 75 heeft bereikt of zou hebben bereikt.

C. Nadat u uit dienst bent getreden of nadat ons dienstverleningscontract met uw werkgever is geëindigd, kunnen wij een verzoek ontvangen om uw persoonsgegevens over te dragen aan uw nieuwe bedrijfsarts of arbodienst. In dat geval dragen wij uw persoonsgegevens die verband houden met lopende ziektegevallen over aan uw nieuwe bedrijfsarts of arbodienst, waarna wij deze gegevens niet langer bewaren. Persoonsgegevens die uitsluitend verband houden met afgesloten ziektegevallen bewaren wij gedurende de wettelijke termijn van 20 jaar of 40 jaar indien sprake is van blootstelling aan gevaarlijke stoffen, dan wel bij bijzondere omstandigheden zoals blootstelling aan ioniserende straling conform het Besluit Stralingshygiëne (artikel 100) tot de werknemer de leeftijd van 75 heeft bereikt of zou hebben bereikt.

D. In afwijking van de gevallen genoemd onder A t/m C, bewaren wij uw persoonsgegevens langer indien de wet ons verplicht om uw gegevens langer te bewaren of indien het langer bewaren van uw persoonsgegevens voortvloeit uit de zorg van een goed hulpverlener. Daarnaast kunnen wij met uw uitdrukkelijke toestemming uw persoonsgegevens gedurende een langere periode bewaren.

Toegang tot persoonsgegevens van werknemers Toegang tot de gegevens hebben die medewerkers van MVOvoorU die in hun functie en taken, direct dan wel indirect betrokken zijn bij de uitvoering van de onder verantwoordelijkheid van MVOvoorU uit te voeren contractuele taken betreffende haar dienstverlening. Medewerkers hebben slechts toegang tot die delen van de gegevens, waarover zij voor een goede taakuitoefening moeten beschikken.

Uitsluitend de beheerder en de door de beheerder aangewezen gebruikers hebben, met het oog op de dagelijkse zorg voor het goed functioneren van de verwerking, rechtstreeks toegang tot persoonsgegevens. Alle medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen.

Autorisatie gebeurt aan de hand van rollen van medewerkers. Medische gegevens die vallen onder het beroepsgeheim zijn alleen toegankelijk voor de (bedrijfs)arts. MVOvoorU conformeert zich daarbij aan de algemene richtlijnen zoals beschreven in de leidraden van de NVAB en KNMG.

1. Bij verzuimdienstverlening bestaat het team uit:
   – de (bedrijfs-)arts (eindverantwoordelijke);
   – de procesregisseur, re-integratie en preventieadviseur, of casemanager;

– hierboven genoemde personen, soms aangevuld met een Praktijk ondersteuner arts of Arboverpleegkundige.

2. Bij keuringen bestaat het behandelteam uit:
   – bedrijfsarts (eindverantwoordelijke);

– keuringsassistente;
– vitaliteit- en gezondheidsdeskundige;

– Hierboven genoemde personen, soms aangevuld met een casemanager of arbo-verpleegkundige.

3. In de volgende situaties heeft een andere (bedrijfs-)arts, toegang tot de medische gegevens:
4. voor de duur van vervanging tijdens ziekte en afwezigheid;
5. als een functionaris opgevolgd door een nieuwe collega.
6. De vertrouwenspersoon heeft uitsluitend ten aanzien van de door hem/haar uitgevoerde werkzaamheden toegang tot de registratie van vertrouwelijke gegevens in het dossier.
7. Verlenen en wijzigen van toegang (autorisatie) gebeurt via een vaste procedure en wordt goedgekeurd door de directie.
8. Indien een medewerker uit dienst gaat zorgt de directie voor het afsluiten van dit account, zodat de toegang tot de applicaties en daarmee persoonsgegevens wordt afgesloten.
9. Voor het toetsen van dossiers voor kwaliteitsdoeleinden of in het kader van supervisie over een functionaris uit het behandelteam, zal de staf bedrijfsarts die daarvoor is aangewezen, inzage hebben in de (bijzondere) persoonsgegevens van de werknemer. De staf bedrijfsarts deelt altijd zijn bevindingen met de functionaris uit het behandelteam. Het doel hiervan is een optimale dienstverlening voor de werknemer te realiseren.
10. Alleen indien noodzakelijk voor (technisch) beheer en onderhoud kunnen automatiseringsmedewerkers die daartoe zijn aangewezen toegang verkrijgen tot persoonsgegevens.

Verstrekking van persoonsgegevens van werknemers aan derden
Hieronder lichten wij toe in welke gevallen wij persoonsgegevens van werknemers kunnen verstrekken aan derden.

Werkgever
Wij mogen slechts de volgende (persoons)gegevens van werknemers aan hun werkgever verstrekken: 
                – De werkzaamheden waartoe een werknemer niet meer of nog wel in staat is (functionele beperkingen, rest
                  mogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat werknemer nog kan doen);
                – De verwachte duur van het verzuim;
                – De mate waarin werknemer arbeidsongeschikt is (gebaseerd op functionele beperkingen, restmogelijkheden
                  en implicaties voor het soort werk dat werknemer nog kan doen);
                – Eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-
                  integratie van werknemer moet treffen.

De desbetreffende werknemer wordt geïnformeerd over de inhoud van de informatie die wij aan zijn werkgever verstrekken. Alle mogelijke overige gegevens die wij verwerken vallen onder het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts en worden niet aan de werkgever verstrekt, tenzij de werknemer ons daarvoor uitdrukkelijk toestemming geeft. De verzuimoverzichten of groepsrapportages die wij aan de werkgever verstrekken, zijn geanonimiseerd en bevatten geen persoonsgegevens die herleidbaar zijn tot individuele werknemers.

Interventiepartijen
Wij kunnen, na toestemming van de werknemer, persoonsgegevens verstrekken aan personen die rechtstreeks betrokken zijn bij diens behandeling of arbeidsgezondheidskundige begeleiding, voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening. Het kan bijvoorbeeld gaan om een fysiotherapeut of psycholoog naar wie een werknemer in overleg met de (bedrijfs-)arts wordt doorverwezen in het kader van zijn re-integratie. Wij verstrekken aan dergelijke interventiepartijen alleen persoonsgegevens voor zover deze personen daartoe bevoegd zijn en wij contractuele afspraken met hen hebben gemaakt over de verwerking van de persoonsgegevens van de werknemer.

Het UWV
Wij kunnen persoonsgegevens verstrekken aan het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (‘UWV’) voor zover dit noodzakelijk is voor de taakuitoefening van het UWV op grond van de sociale verzekeringswetten en Wet SUWI. Dat is bijvoorbeeld het geval als een werknemer een WIA-uitkering aanvraagt. De (bedrijfs-)arts verstrekt dan onder meer een actueel oordeel over de ziekte en bijzondere persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de verzekeringsarts van het UWV om de medische situatie te beoordelen.

Verzuimverzekeraars
Wij kunnen in opdracht van de werkgever persoonsgegevens van de werknemer verstrekken aan de verzuimverzekeraar, voor zover deze persoonsgegevens noodzakelijk zijn om de hoogte van de uitkering vast te stellen gedurende de periode waarin de werkgever verplicht is het loon van de zieke werknemer door te betalen. Voorbeelden van deze gegevens zijn ziek- en hersteld meldingen en het arbeidsongeschiktheidspercentage. De werkgever is op grond van de Uitvoeringswet AVG en het Besluit SUWI verplicht om deze gegevens te verstrekken aan de verzuimverzekeraar.

Nederlands Centrum voor Beroepsziekten
Wij zijn wettelijk verplicht om beroepsziekten te melden bij het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten ten behoeve van wetenschappelijke en statistische doeleinden. Wij geven hierbij uitsluitend gegevens door die niet herleidbaar zijn tot een individu.

Verstrekken van gegevens ten behoeve van onderzoek, analyse en statistiek

Als wij ten behoeve van (wetenschappelijk) onderzoek, analyse of statistiek samenwerken met derde partijen, verstrekken wij uitsluitend geanonimiseerde gegevens aan deze derden voor zover dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van onderzoek, analyse en/of statistiek en dit op grond van wet- en regelgeving is toegestaan. Persoonsgegevens worden in dit kader nimmer aan derden verstrekt. Wij kunnen persoonsgegevens verstrekken aan (overheids-)instanties, zoals het CBS en het RIVM, indien zij op grond van hun wettelijke taak bevoegd of verplicht zijn om persoonsgegevens van ons te ontvangen. Dit doen wij uitsluitend indien dit op grond van wet- en regelgeving is toegestaan.